Karel Dytrych: Procesy pomáhají zlepšit kvalitu výstupu a šetří čas

Na jedné lodi fungujeme jako tým

• Karle, fotím a dělám marketingové poradenství na volné noze, mé zakázky mají v sobě spoustu dílčích úkolů. Freelo mi prý pomůže ve všem udělat pořádek, o jaký program se tedy jedná? 

Freelo je nástroj, který ti pomůže zorganizovat práci a lépe komunikovat s klienty a kolegy. V dnešní době už nabízí celou řadu funkcí. Od základního zadávání úkolů, přes timetracking, plánování projektů až po procesní řízení. Neustále dbáme na to, aby i tak vše zůstalo v jednoduchém provedení. Takže tobě pomůže rozplánovat práci, tak aby se na nic nezapomnělo. Klientům nepošleš emaily ale dáš jim úkoly, takže přesně víš na co čekáš, oni zároveň klidně mohou reagovat jen ze svých emailů, takže jim to nenaruší jejich rutinu. Na zakázkách si můžeš nastavit i rozpočty, které nechceš překročit, takže neustále vidíš jak na tom jsi. No a v neposlední řadě ti právě procesy mohou pomoct zlepšit kvalitu výstupů a na nic nezapomenout. Přičemž jejich implementace ve Freelu je velice jednoduchá pomocí checklistů. Naprostý základ jsou však ty úkoly, které sdílíš se svým týmem.

• Aha! Online úkolníček. Řekni mi, ve světě máte docela dost konkurence, jak vás napadlo vymyslet vlastní řešení? Co za tím stálo a proč vystupujete jako tým na palubě lodi? 

V minulosti jsem vedl vlastní digitální agenturu. Používali jsme Trello i Basecamp ale ne vždy nám vyhovovaly. Vždy nám něco scházelo. Proto jsme si pro své interní účely naprogramovali pár funkcí, které jsme potřebovali, což byl takový předchůdce Freela. Dost nám to tehdy zjednodušilo práci. Moji kolegové a kamarádi přišli s tím, že bychom mohli vytvořit systém nejen pro sebe, ale i pro ostatní. Nebyl to tedy přímo můj nápad.

Freelo jsme založili ve třech: Karel Borkovec řešil vývoj a Honza Kulda se postaral o to aby se ten nástroj skvěle ovládal a tak. Na začátku jsme si udělali průzkum, abychom zjistili, co lidi na současných nástrojích štve a jaké vlastnosti postrádají. 

Měli jsme představu o dokonalé aplikaci, která na trhu zatím nebyla. Když se podíváš na známé nástroje typu Basecamp a Trello, tak zjistíš, že vynikají obvykle v jedné věci, ale ten zbytek třeba už není takový. Trello má třeba krásné a boardy, ale zase se v něm fakt špatně komunikuje (nebo to vyžaduje železnou disciplínu). My jsme se rozhodli vytvořit nástroj, který by zvládal dobře více funkcí naráz a nebyl závislý na aplikacích třetích stran. Proto tam máme třeba funkci měření času, díky které stačí jen zmáčknout klávesovou zkratku a Freelo začne stopovat čas nad aktuálním úkolem, takže nemusím psát ručně název úkolu nebo projektu do jiného nástroje.

Proč vystupujeme jako kapitáni už těžko dohledáme. Ale je tam jistá paralela s tím, že máš tým, s kterým chceš něco dokázat a jste tak na jedné lodi. Postupně se to nějak nabalovalo až se to ustálilo no...

• Asi se vám to povedlo, četl jsem, že Freelo využívá např. Nikon, nebo Olympus. :) Využívám gmail a v něm i kalendář, je vaše appka propojitelná s těmito účty? Jaké jsou další možnosti integrace?  

Záleží čemu říkáš povedlo. Ale tam kde nás používají, tak jsou většinou spokojeni a nemají moc důvodů přecházet nebo hledat něco dalšího. Velká výzva pro nás bude ještě zahraničí. S Google kalendářem Freelo propojíš snadno, takže pak vidíš při plánování schůzek kdy máš jaké deadliny. Integrace máme třeba na Supportbox, iDoklad, Vyfakturuj a Fakturoid. Chystáme se na Raynet. Dobrou integraci máme i s e-mailem. Uživatelé mohou zakládat nové úkoly z e-mailů nebo reagovat na komentáře a zadané úkoly. Snažíme se detekovat emailové podpisy a co nejvíce tak tyto emailové vstupy přiblížit tomu jako by to lidé psali přímo ve Freelu. Také máme veřejné API, takže není problém si nějaké napojení dodělat i interně.

• A co reporting a možnost sledování odpracovaného času? Ve FotoŠkoda jsme tyto funkce začali používat pro skoro většinu úkolů, jak se to chytlo u ostatních?

To záleží asi tým od týmu. Nejvíce se měření času chytlo mezi agenturami a freelancery. Což je pochopitelné oni svůj čas prodávají nebo zhodnocují. V běžných týmech jsou obvykle lidi línější a i když se jim snažím ukázat, že budou schopni si svou práci vyhodnotit, tak se jim do toho nechce. Někdy doporučuji použít timetracking jen třeba na měsíc aby měl tým reflexi co je stojí kolik času.

• Po sledování odpracovaného času přichází na řadu export dat a fakturace, poradí si Freelo i tady? 

S tím si poradí Freelo hravě. Je tam jak export do excelu, tak několik druhů reportů výkazů. Také je možné uložit si výkazy jako vyfakturované respektive udělat z těch výkazů opravdovou fakturu na pár kliknutí pomocí známých českých fakturačních nástrojů. Co je vyfakturované to si poté Freelo pamatuje. Nikdy tak už jako freelancer nezapomeneš nějakou práci vyfakturovat.

• Nabízí appka nějakou možnost práce se screenshoty, obrázky, nebo zkrátka soubory? 

Hromadu… ty jako grafik nebo fotograf můžeš rovnou ze schránky počítače vložit fotku, banner nebo výřez nějaké webové stránky. Také můžeš nahrát snadno záznam obrazovky to co děláš na počítači a kolega si to přehraje v rámci úkolu.

• A co jazyky? Čas od času pracuji na jednom úkolu s partnerem ze zahraničí a hodila by se vícejazyčná verze. 

Jsme na to připraveni. V současné době podporujeme kromě českého jazyka ještě angličtinu a slovenštinu. Do budoucna jich nejspíše pár přibude.

• Docela by mě zajímalo, jestli si děláte průzkum trhu na nové funkce a jak? Co uvidíme ve Freelu do budoucna? 

Děláme konstantní průzkum trhu. Každý den přichází podněty od uživatelů emailem, chatem. Sami některé týmy vyzýváme ať nám dají zpětnou vazbu. Výborný zdroj zpětné vazby je i pořádání školení a workshopů. K tomu vedeme veřejnou roadmapu, takže se snažíme být co nejvíce transparentní v tom co od nás uživatelé mohou očekávat. Dále mohou i sami uživatelé navrhovat nové funkce a hlasovat o nich.

• Finálně bych se rád zeptal, jakými plány se můžu do Freela nalodit a zda vedete nějakou verzi zdarma? 

Malé týmy o 3 lidech mohou Freelo používat zdarma. Jinak máme velmi příznivé ceny, které nekalkulují s počtem uživatelů v týmu. Což bývá velmi obvyklé. Rádi bychom nahradili úkolování e-mailem za Freelo, tak se tomu snažíme jít takto naproti. Jinak kdokoliv může testovat na začátku zdarma všechno a bez omezení.

Freelo - Nahradí nepřehledné e-mailové konverzace. Sjednotí interní i klientskou komunikaci. Eliminuje stav, kdy levá ruka neví, co dělá pravá. Zajistí přehled nad finanční stránkou projektu.

Karel Dytrych - Analyzuje a komunikuje, má rád čísla a když zrovna nekouká do excelu, cestuje za teplem. Freelo založil společně s Karlem Borkovcem a Janem Kuldou.

Autor rozhovoru: Václav Křížek

Foto: archiv Karla Dytrycha